Jelmer Uitentuis

project- en programmaontwikkeling

menu

Connecting the Dots (3)

October 22, 2019

Op 10 oktober was ik aanwezig bij Connecting the Dots. Een evenement over eventstrategie, georganiseerd door event-softwarebedrijf Momice. Ik was een beetje een vreemde eend in de bijt: hier liepen vooral eventmanagers van grote corporates rond. Als freelance programmamaker pas ik daar niet zo goed tussen; mijn doelgroep voor de bijeenkomsten die ik organiseer is totaal anders. En ook het doel van de bijeenkomsten die ik organiseer – inhoudelijke verdieping ter nut van het algemene – past niet per se bij corporates.
Toch heb ik er ontzettend veel van geleerd.
Zowel voor corporates als voor culturele/maatschappelijke organisaties geldt dat ze zich bewust moeten zijn van 3 dingen:
– voor welke doelgroep en met welk doel organiseer ik dit evenement/programma
(en daarbij: welke verandering wil ik bewerkstelligen?)
– hoe past het evenement in de algehele (event- en communicatie)strategie van het bedrijf/de organisatie
– zonder inhoud geen evenement

Deze 3 lijken open deuren, maar in de ongelofelijke druk die de organisatie van een event met zich meebrengt, worden ze nog wel eens vergeten. Eventmanagers zijn aanpakkers en perfectionistisch, ze beginnen al te lopen zodra er een principebesluit voor een evenement is genomen.
Voordat je begint met organiseren: denk er eens rustig over na, en stel de juiste vragen. Een eventstrategie helpt je bij het formuleren van de belangrijkste vragen, en ze ook te beantwoorden.

Soms weiger ik zelf opdrachten omdat ze niet in lijn liggen met de strategie van de organisatie waarvoor ik zou werken. Een simpel voorbeeld daarbij was opdrachtgever X die me vroeg een standaard panelgesprek te organiseren, terwijl ze zichzelf aanprezen voor het innovatieve en diepgaande gesprek. Omdat er geen budget was, en geen intentie om daadwerkelijk hun eigen missie waar te maken, heb ik de organisatie terug naar de tekentafel gestuurd. De helft van dat soort opdrachtgevers komt later terug omdat ze echt heel blij waren met mijn feedback.

Een van de deelnemers vroeg zich af hoe hij inhoud zou kunnen toevoegen aan hun aandeelhoudersvergaderingen. De vergaderingen zijn altijd verplichtte nummers, en de organisatie hecht er veel waarde aan. Maar ze zijn ook saai. In hun vergaderingen zouden ze dieper in kunnen gaan op belangrijke trends in de markt, waar de organisatie de komende jaren een antwoord op moet vinden. Ze kunnen middels gesprekken ter plekke, en vooraf en achteraf gebruik van multimedia-uitingen zoals podcasts, filmpjes en blogs, de trends duiden, verdiepen en mogelijke antwoorden die het bedrijf zou kunnen kiezen verhelderen. Hierdoor krijgt wordt de aandeelhouder daadwerkelijk meer betrokken bij de dilemma’s waar zo’n organisatie voor staat.

Daarbij is het event – de aandeelhoudersvergadering – de samensmelting van kennis en ontwikkeling. Het staat niet op zichzelf, maar past bij andere uitingen die een organisatie doet. Daardoor kun je aandeelhouders veel sterker betrekken bij inhoudelijke beslissingen die je neemt.

Connecting the dots maakte duidelijk dat een deel van de uitdagingen van het organiseren van events gelijk zijn aan die van programma’s. Dat de doelen die de twee hebben soms ook heel dicht bij elkaar liggen. En uiteraard, dat zelfs grote corporates vaak events organiseren omdat dat nou eenmaal zo hoort, zonder dat er echt inbedding is in de strategie van de organisatie. Een goede programmeur denkt daar over na.